Hetzelfde bedrijfsdomein maakt twee contacten nog niet dezelfde persoon

Je hebt een lijst met nieuwe contacten en wilt weten welke al in je CRM staan. Een bedrijfsnaam lijkt op een bestaande naam, twee mensen gebruiken hetzelfde domein en iemand heeft een nieuw e-mailadres. Eén algemene regel voor “dubbel” is dan te grof. Begin met de vraag welk object je probeert te herkennen: een persoon, een organisatie of een bestaand record.

Hieronder staat een conservatieve werkwijze voor de voorbereiding van een import. Het is een voorgesteld controlebeleid, geen beschrijving van een ingebouwde AI-functie. Je kunt de beslissingen eerst in een werkbestand vastleggen. De daadwerkelijke CRM-wijziging volgt pas na controle van de matches, velden en importinstellingen.

Wat HubSpot zelf onderscheidt

HubSpot documenteert e-mail als deduplicatiesleutel voor contacten en domein voor bedrijven. Bij een contactimport met een bestaand e-mailadres worden de gemapte eigenschappen van dat contact bijgewerkt. Zonder e-mail of andere unieke identifier kan elke rij een nieuw contact opleveren. Record ID kan bestaande records identificeren. Belangrijke uitzondering: bedrijven die via de API worden aangemaakt, worden niet automatisch op Company domain name gededupliceerd. Controleer dus de specifieke invoerroute; importgedrag bewijst niet wat een koppeling doet.

Maak drie uitkomsten, geen gedwongen ja of nee

• Bestaand record: een betrouwbare identifier wijst naar precies één record en andere gegevens spreken die match niet tegen. Noteer het gevonden record-ID.
• Nieuw kandidaat-record: binnen de gecontroleerde bron is geen passende match gevonden. Dat is een voorstel tot aanmaak, geen bewijs dat deze persoon nergens bestaat.
• Handmatige controle: meerdere kandidaten, ontbrekende sleutel of tegenstrijdige gegevens. Laat deze rij buiten de eerste import.

Houd de oorspronkelijke waarden naast je zoekwaarden. Je kunt bijvoorbeeld spaties aan het begin en einde verwijderen voor de vergelijking, maar bewaar wat er aangeleverd is. Verwijder niet zomaar puntjes of plusdelen uit e-mailadressen: daarmee kun je adressen als gelijk behandelen terwijl je daar voor die mailomgeving geen bewijs voor hebt. Een zoeknormalisatie hoeft ook niet het opgeslagen adres te veranderen.

Werk één lijst van begin tot eind door

INVOER
Het fictieve bedrijf Noordlicht gebruikt noordlicht.example. Het CRM bevat C101: Mira, mira@noordlicht.example; C102: Bo, bo@noordlicht.example. Een nieuwe lijst bevat Mira met hetzelfde adres, Noor met noor@noordlicht.example en “M. de Vries” zonder adres.

BESLISSING
Mira: kandidaat-update van C101 na veldcontrole. Noor: afzonderlijk nieuw contact voorstellen, eventueel gekoppeld aan het gecontroleerde bedrijfsrecord. M. de Vries: handmatige controle. Het gedeelde domein zegt niets beslissends over de identiteit van de persoon.

1. Leg per rij bron-ID, oorspronkelijke naam, oorspronkelijk e-mailadres en bedrijfsdomein vast. Voeg ook bron en ontvangstdatum toe, zodat een reviewer de herkomst kan terugvinden.
2. Zoek een bestaand contact met de betrouwbare contactidentifier. Bewaar nul, één of meerdere resultaten; pak bij meerdere kandidaten niet automatisch het eerste resultaat.
3. Controleer de kandidaat op tegenstrijdigheden. Een identiek adres met een andere persoon of rol kan een gedeelde mailbox of hergebruik van een adres zijn. Zet dat geval apart.
4. Zoek het bedrijf afzonderlijk. Beoordeel of het domein daadwerkelijk bij die organisatie hoort. Koppel een persoon en organisatie alleen als de relatie voldoende onderbouwd is.
5. Maak een wijzigingsvoorstel met oud en nieuw per veld. Laat bestaande eigenaar, toestemming, lifecycle-status en belangrijke notities buiten een algemene overschrijfregel.
6. Controleer een kleine proefselectie in een veilige testomgeving of met een preview zonder schrijfacties. Pas na akkoord volgt de afzonderlijke uitvoerstap.

Een exact adres kan alsnog een twijfelgeval zijn

Denk aan inkoop@noordlicht.example. Vorige maand stond daar de naam van een vertrokken medewerker bij; nu staat er een andere naam in de aanlevering. De mailbox kan dezelfde zijn, terwijl de mens veranderd is. De juiste actie is dan niet om de hele historie automatisch aan de nieuwe persoon toe te schrijven. Vraag wie het adres gebruikt en hoe jullie gedeelde mailboxen registreren. Die beleidskeuze hoort bij de CRM-eigenaar.

Ook een verhuizing van persoon naar een andere werkgever vraagt aandacht. Maak niet automatisch twee mensen van één persoon, maar voeg evenmin op naam samen. Noteer de mogelijke relatie en zoek aanvullende betrouwbare identificatie. Een overeenkomstige naam of een AI-score kan helpen bij de reviewvolgorde, niet zelfstandig toestemming geven voor samenvoegen.

Wanneer is de importvoorbereiding klaar?

• Elke kandidaat-update heeft precies één bevestigd record-ID en een verklaarbare matchreden.
• Twijfelgevallen staan apart, met de ontbrekende informatie en iemand die de keuze kan maken.
• De aantallen bestaande, nieuwe en onbesliste rijen tellen op tot de volledige invoer.
• De reviewer ziet vooraf welke velden veranderen en welke behouden blijven.

Stop zodra de telling niet klopt of een match alleen op een bedrijfsdomein berust. Je doel is een controleerbare koppeling tussen bronrij en CRM-record. Een kleinere, goedgekeurde import is bruikbaarder dan een complete lijst waarin twee mensen onzichtbaar één contact zijn geworden.